PostOfficeManager® il gestionale per gli uffici postali
PostOfficeManager® è il software gestionale progettato per la gestione delle agenzie di posta privata.
Di seguito sono riportate le principali funzionalità di PostOfficeManager®. Con PostOfficeManager® il flusso di lavoro e le varie fasi lavorative sono sempre sotto controllo per una gestione efficiente ed organica del proprio ufficio postale.
Per visualizzare il dettaglio di ogni caratteristica, fare click sulla relativa voce.
Schermate PostOfficeManager
Calendario eventi
Fatturazione elettronica ed SDD
Innovativo
- Accesso da un numero illimitato e concorrente di postazioni.
- Accesso da qualsiasi postazione PC.
- Crittografia dei dati sul server remoto.
- Backup automatico dei dati.
- App per dispositivi Android che permette di esitare direttamente alla consegna le lavorazioni, leggendo il relativo codice a barre tramite la fotocamera integrata nello smartphone o lettore ottico.
- Permette di visualizzare su una mappa la posizione in tempo reale di tutti i postini.
- Permette di esitare in tempo reale le lavorazioni.
- Il programma controlla la presenza di aggiornamenti, li scarica e li installa semplicemente facendo un click.
- Nessun costo aggiuntivo per le nuove versioni e la sicurezza di avere sempre un programma aggiornato ed affidabile.
- Nel canone mensile è prevista la manutenzione di 2 server di riserva, oltre che del server principale. In caso di malfunzionamento del server principale entro pochi secondi interverrà un server secondario, permettendo la continuità del servizio.
- I server secondari contengono in ogni istante una copia di tutti i dati presenti sul server principale, aggiornati in tempo reale.
- Il server principale esegue una copia di riserva di tutti i dati ogni sera.
Efficiente
- App per dispositivi Android che permette di esitare direttamente alla consegna le lavorazioni, leggendo il relativo codice a barre tramite la fotocamera integrata nello smartphone o lettore ottico.
- Velocizza di molto la lavorazione in agenzia, in quanto tutte le lavorazioni consegnate vengono registrate come tali sul sistema, in tempo reale se i dispositivi dispongono di SIM oppure al rientro in ufficio.
- Permette di visualizzare su una mappa la posizione in tempo reale di tutti i postini.
- Permette di esitare in tempo reale le lavorazioni.
- Sappiamo quanto è importante il tuo tempo e per questo PostOfficeManager® fa tutto il possibile per rendere il processo di gestione della posta non solo semplice, ma anche veloce.
- Tutte le funzioni sono sempre a portata di click. E' anche disponibile una interfaccia semplificata che nasconde le funzioni più complesse, permettendoti di concentrarti sul lavoro di ogni giorno.
Scalabile
- Possibilità di scambiare corrispondenza non solo tra le agenzie di uno stesso dominio, ma anche con TUTTI gli altri domini attivi in Italia. In questo modo sarà possibile affidare le proprie lavorazioni ad una rete che copre buona parte del territorio italiano, senza dover utilizzare il canale Poste Italiane.
- E' possibile impostare punti posta/punti di giacenza diversi dall'agenzia principale.
- Nel punto posta è possibile accettare le lavorazioni dei clienti. Le lavorazioni vengono assegnate automaticamente all'agenzia madre.
- Generazione di tutta la documentazione cartacea per la movimentazione delle lavorazioni dal punto posta all'agenzia madre.
- Integrazione con il tracking: dalla finestra del tracking è possibile risalire in quale punto posta la lavorazione è stata creata o dove è in giacenza.
- Calcolo delle competenze per il punto posta, sia in termini di lavorato che di giacenza (è possibile corrispondere una competenza per le lavorazioni che rimangono in giacenza presso un punto posta).
- Di facile manutenzione: il programma da installare è sempre lo stesso, ma usando un nome utente differente, viene semplificata l'interfaccia ed in numero di funzionalità presenti.
- Possibilità di dividere il territorio in zone, basandosi su città, CAP e via, per assegnare automaticamente la lavorazione all'agenzia di competenza nel caso di multi
- agenzia, o di selezionare automaticamente il vettore "Poste Italiane" in caso di zone non coperte.
- Visualizzazione tramite cartografia delle vie di tutta Italia.
- Per accedere al programma è necessario fornire un nome utente ed una password, che identificheranno l'utente ed i permessi ad esso associato.
- Possibilità di avere utenti su 4 livelli di permessi: amministratore di dominio, amministratore di agenzia, operatore e postino.
Versatile
- Prevede la possibilità, tramite area web dedicata da inserire nel sito dell'agenzia o su spazio web da noi fornito, di permettere ad uno o più clienti di generare lavorazioni comodamente da casa propria.
- Possibilità di attivare il servizio di generazione delle raccomandate online, per uno o più clienti.
- Gestione dei login e password da assegnare ai clienti per entrare nell'area dedicata.
- Generazione automatica del file pdf da stampare.
- Integrazione con il programma principale: le nuove lavorazioni ibride vengono visualizzare in una apposita finestra nel programma principale, e da questo è possibile procedere alla loro lavorazione, compresa l'anteprima e la stampa dei pdf generati dal cliente.
- Permette, insieme al modulo per Android, di generare file compatibili per i servizi di posta massiva, quali Fulmine Group. La disponibilità di tale servizio dipende dal Servizio di posta massiva al quale si ci vuole integrare.
- Possibilità di integrare, sul sito dell'agenzia o in spazio web da noi fornito, il tracking delle lavorazioni con lo stato di avanzamento dei lavori, compresa una mappa con la posizione geografica dell'avvenuta consegna.
- Scansione delle ricevute di ritorno all'interno del programma.
- Riconoscimento dei codici a barre all'interno della scansione ed associazione automatica della scansione con la lavorazione senza la necessità di intervento manuale.
- Assegnazione automatica dell'esito per tutte le scansioni effettuate.
- Supporto per gli scanner con il caricatore automatico di documenti.
- Stampa delle ricevute di ritorno scansionate.
- Non è più necessario salvare la ricevuta cartacea, con conseguente risparmio di spazio e di tempo nel caso venga richiesta successivamente.
- Prodotti con o senza ricevuta di ritorno.
- Pacchi (con calcolo del peso volumetrico).
- Prodotti con e senza anagrafica, ad esempio le prioritarie.
- Prodotti con o senza tracking.
- Prodotti a "consegna automatica", che vengono segnati sul sistema come consegnati 24 ore dopo la messa in consegna.
- Possibilità di selezionare se un prodotto debba o meno generare allarmi (si veda la sezione Allarmi più sotto).
- Possibilità di definire listini prezzi personalizzati per cliente.
- Possibilità di definire una scontistica per cliente su un listino prezzi standard.
- Possibilità di gestione centralizzata dei listini prezzi nel cosa di multi-agenzia.
- Possibilità di assegnare ad ogni prodotto la generazione di competenze verso i postini o le altre agenzie (nel caso di multi
- agenzia).
- E' possibile personalizzare in ogni dettaglio tutti i documenti cartacei prodotti dal programma: non dovrai per forza abituarti a nuovi documenti ma potrai continuare a lavorare come hai sempre fatto.
- E' possibile generare e stampare direttamente dal gestionale le lettere di vettura dei principali corrieri nazionali: GLS, BRT, SDA e TNT
Ulteriori funzionalità
- Possibilità di inserire e modificare l'anagrafica degli utenti durante la lavorazione.
- Possibilità di scegliere per ogni mittente un destinatario fattura e/o un nominativo mittente.
- Possibilità di avere destinatari comuni a più mittenti. I destinatari possono essere specifici di un mittente (si pensi ad un condominio ed ai relativi condomini) o globali. La divisione dei destinatari per mittente rende possibile operazioni quali "spedisci a tutti i destinatari" ed in generali velocizza la ricerca.
- Invio delle fatture al Sistema di Interscambio (SdI).
- Firma digitale dei documenti.
- Conservazione sostitutiva per 10 anni.
- Gestione del ciclo passivo.
- Gestione illimitata del numero di fatture archiviate.
- Area web riservata.
- Esportazione dei dati di fatturato secondo i tracciati utilizzati dai principali gestionali di contabilità per commercialisti.
- Creazione dei file XML per i pagamenti tramite SDD Core.
- Creazione ed esportazione della distinta elettronica Grandi Utenti (distinta GU) per Poste Italiane.
- Normalizzazione e correzione di eventuali errori su gli indirizzi stradali dei destinatari in modo da rendere le spedizioni più precise ed efficienti.
- Creazione di tutte le stampe necessarie al lavoro.
- Distinta di partenza, contenente le informazioni di tutte le lavorazioni accettate dal cliente, con numero di identificazione.
- Etichette per le spedizioni, con codice a barre univoco identificante la spedizione.
- Distinta corriere/postine, contenente tutte le lavorazioni assegnate al corriere/postino. Ha un suo codice a barre che permette di accettare con una sola lettura di codice tutte le lavorazioni in transito tra agenzie, nel caso di multi-agenzia.
- Distinta resi, utilizzata nel caso di multi agenzia per accompagnare i resi/ricevute di ritorno, o nel caso di singola agenzia per tracciare l'avvenuta consegna al cliente della ricevuta di ritorno/reso.
- Calcolo automatico del prezzo finale tramite un listino prezzi apposito per tutte le lavorazioni non coperte dall'agenzia. E' possibile settare sul programma quali zone sono automaticamente coperte.
- Etichette e Distinte per Poste Italiane, utilizzate per velocizzare la consegna di merce a Poste Italiane. Possono essere applicate sulla normale documentazione di Poste Italiane, evitando di dover compilare a penna i dati.
- Anagrafica personale di consegna.
- Definizione di competenze per consegna al postino.
- Ogni passaggio della lavorazione viene tracciato, con salvataggio dello stato e della data.
- Possibilità di ricercare le lavorazioni in base a molteplici campi (nome mittente, nome destinatario, codice a barre, stato di lavorazione, ecc.).
- Visualizzazione semplice ed efficace dello stato di avanzamento di ogni singola lavorazione, con una finestra che illustra tutti i passi avvenuti, con le relative date e le informazioni addizionali del caso.
- Possibilità di attivare, per alcuni o tutti i propri clienti, un servizio prepagato, del tutto simile per filosofia a quello degli operatori telefonici mobili.
- Possibilità di inserire ricariche sul cliente.
- Visualizzazione credito residuo del singolo cliente.
- Finestra riassuntiva di tutti i clienti con credito residuo negativo o uguale a zero.
- Possibilità di settare intervalli temporali diversi a seconda delle fasi (es. 2 giorni tra l'accettazione e la messa in consegna, 1 giorno per la generazione dell'esito, ecc.).
- Finestra dedicata che ogni mattina ricorda le lavorazioni in ritardo.
- Fatturazione automatica o manuale.
- Possibilità di generare automaticamente tutte le fatture per le lavorazioni non ancora fatturate, per tutti i clienti, premendo un unico pulsante.
- Statistiche di fatturazione con grafici su base temporale definita dall'utente (mensile, annuale, libera, ecc.).
- Prima nota, con possibilità di tenere traccia di quali fatture sono state saldate e quali no o di quanto si deve ancora ricevere da un cliente o da tutti, con possibilità di generazione di stampe, anche in formato PDF, da inoltrare al cliente come sollecito.
- Possibilità di impostare commissioni per tipologia di lavorazioni, sia per i postini che, nel caso di multi-agenzia, per le altre agenzie.
- Calcolo automatico su base temporale definita dall'utente (mensile, annuale, libera, ecc.) delle commissioni.
- Generazione e stampa di codici a barre, anche su etichette.
- Stampa di etichette multiple su foglio A4.
- Possibilità di assegnare le lavorazioni a corrieri esterni.
- Possibilità di creare e stampare direttamente dal gestionale le lettere di vettura dei principali corrieri nazionali
- Possibilità di inserire il codice a barre della spedizione del corriere esterno e rintracciare le lavorazioni in base a questo codice.
- Possibilità di definire delle zone di competenza per i corrieri esterni, con assegnazione automatica da parte del programma al corriere esterno appropriato.
- Possibilità di associare ad ogni corriere esterno un listino prezzi differente.
- Anagrafica agenti di commercio.
- Assegnazione di uno o più clienti ad un agente.
- Calcolo delle competenze per gli agenti.
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